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Herramientas de la comunicación interna

Manual de ventas

Un manual de ventas es un documento de comunicación interna con una clara orientación comercial que suele incluir:

Aspectos de producto
  • Líneas de productos
  • Descripciones de componentes y atributos

 

Aspectos económicos

  • Precios
  • Condiciones de pago, descuentos y rappels

 

 

Aspectos administrativos y de organización interna
  • Normas sobre confección de pedidos
  • Normas sobre envíos
  • Sistema de reclamaciones y su tratamiento
  • Cobros e impagados
  • Sistemas de información, control y seguimiento.

 

Es más que un catálogo y si no contiene los anteriores apartados, no merece el nombre. Puede contener información sobre promociones temporales, campañas publicitarias, recomendaciones técnicas, imagen de la empresa, o cualquier otro contenido que las necesidades de la empresa y del equipo de ventas demande.

Catálogo elemental
  • Modelos
  • Precios
Catálogo desarrollado
  • Normas para pedidos
  • Normas de pago
  • Logística
  • Garantías
Responsabilidades de comercial

 

  • Imagen y Organigrama
  • Funciones
  • Coordinación/reuniones
  • Control
  • Publicidad/Promoción
  • Garantías
  • Sistemas de incentivo

 

Responsabilidades de vendedor

 

  • Descripción de productos
  • Cuotas de venta
  • Argumentario/DAFO
  • Rutero
  • Organización/Control de visitas
  • Control de clientes
  • Tareas complementarias

 

El argumentario de ventas

La argumentación de ventas está constituida por los atributos de nuestros productos que constituyen características diferenciales ventajosas de los mismos respecto a los competidores.

La visualización del argumentario se inicia en la etapa de preparación de la venta adaptándolo al cliente concreto y se completa entre la presentación y la neutralización de objeciones.

Un argumentario proporciona una respuesta personalizada a las expectativas del cliente. Para el pleno aprovechamiento de nuestros argumentos, la comparación debe ser minuciosa tratando de cuantificar cada característica con las del competidor, desde el punto de vista de las necesidades del cliente.

La Revista Interna

Su objetivo es difundir la cultura corporativa entre todos los miembros de la compañía. Entre sus contenidos están las novedades que afectan a la empresa, sus consecuencias y planes de futuros, noticias del sector, incorporaciones y otras informaciones. Se debe:

      • Mantener la periodicidad en la publicación

      • Estilo veraz

      • Coherencia entre la publicación y los objetivos de comunicación

      • Distribución correcta

      • Fomentar participación

      • Humanizar a la empresa

      • Debe ser amena, ágil, atractiva, respetuosa y discreta y sobre todo motivadora.

Intranets

El objetivo principal es tener aplicaciones disponibles de informes y consultas para facilitar las tareas laborales de todos los empleados de la empresa. Es un buen medio de difusión de información interna. Permite divulgar información de la compañía a los empleados con efectividad y rapidez, consiguiendo una información permanente y actualizada.

Convenciones de vendedores

Las convenciones suelen ser anuales, más largas y formalizadas y con un esfuerzo de comunicación y participación profundo. Son reuniones de trabajo en equipo.

Los objetivos básicos de una buena convención, son:

      • Presentar los resultados del año anterior y enjuiciarlos constructivamente

      • Recoger las críticas y propuestas de los asistentes, estudiarlas, convertirlas en soluciones y objetivos prácticos y transcribirlas.

      • Presentar las novedades para el período próximo en productos, precios, publicidad, distribución, red de ventas, remuneración, servicio, control y cualquier asunto importante que afecte a estrategias, tácticas y gestión de vendedores.

      • Reafirmar o reajustar filosofías de empresa, sobre todo las comerciales y de ventas, políticas, objetivos programas y presupuestos.

      • Atender a cada vendedor personalmente, a ser posible de forma individual.

Cartas y otras comunicaciones personalizadas

Mantener una comunicación fluida desde la Dirección General o la Dirección de Ventas.

El objetivo fundamental es el envío rápido de la situación de ventas personales y el refuerzo de la idea de pertenencia a la empresa como elemento de motivación.

Las características y ventajas de este tipo de comunicación interna son principalmente:

      • La personalización

      • La privacidad

      • La ayuda a la acción

Encuestas y estudios internos

Permiten conocer el clima laboral de la empresa y que explica los motivos por los que las personas que trabajan en una organización se sienten más o menos identificadas con la misma y más o menos interesadas en el ejercicio de sus actividades profesionales, animadas o desanimadas, entusiasmadas o aburridas.

Hay tres tipos de preguntas en estas investigaciones:

      • Preguntas demográficas y de segmentación

      • Preguntas de clima laboral para evaluar los factores de motivación

      • Preguntas abiertas para tener un conocimiento más cualitativo del clima laboral

      • Su anonimato garantiza la sinceridad en las respuestas.

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